Préparer l’arrivée des voyageurs : la checklist complète

Dès la réservation : confirmer et anticiper

Les jours qui suivent la réservation servent à lever les incertitudes, pour vous comme pour le voyageur.

• Remerciez le voyageur et confirmez les dates, le nombre de personnes et le logement réservé.
• Demandez son heure d’arrivée approximative et son moyen de transport : vous adapterez vos indications.
• Vérifiez que les dates sont bien bloquées sur toutes vos plateformes. Si vous synchronisez vos calendriers, relisez notre guide pour synchroniser vos calendriers.
• Notez les demandes particulières : lit bébé, arrivée tardive, animal, place de parking.
• Planifiez le ménage entre le départ précédent et cette arrivée, et prévenez la personne qui s’en charge.
• Si vous louez en direct, réglez la question du paiement, de la caution éventuelle et de la taxe de séjour : voyez notre guide sur la taxe de séjour.

Le guide d’accès : trouver le logement sans appeler

Un bon guide d’accès répond aux questions avant qu’elles se posent. Rédigez-le une fois pour toutes, testez-le, puis envoyez-le quelques jours avant chaque arrivée.

• L’adresse complète, avec le bâtiment, l’escalier, l’étage et le numéro de porte.
• Un itinéraire depuis la gare, l’arrêt de transport ou la sortie d’autoroute la plus proche.
• Le stationnement : où se garer, si c’est payant, et ce qu’il faut éviter.
• Les codes : portail, immeuble, boîte à clés, avec l’ordre dans lequel les utiliser.
• Une photo de la façade, de l’entrée et de chaque porte à franchir : c’est ce qui évite le plus d’appels.
• Un numéro où vous joindre le jour de l’arrivée, et une solution de secours si quelque chose ne fonctionne pas.

Faites relire votre guide par quelqu’un qui ne connaît pas le logement. Ce qui vous semble évident ne l’est pas pour un voyageur qui arrive de nuit, sous la pluie, avec des valises.

La remise des clés : choisir et tester sa solution

Il n’existe pas de solution parfaite, seulement celle qui convient à votre logement et à votre disponibilité :

• En main propre : l’accueil le plus chaleureux, l’occasion de montrer le logement, mais il faut être disponible à l’heure d’arrivée, qui change souvent.
• Boîte à clés : simple et autonome. Choisissez un emplacement discret et autorisé, et changez le code régulièrement.
• Serrure connectée ou digicode : pas de clé à remettre, des codes que l’on peut changer à chaque séjour. Prévoyez une solution de secours en cas de panne de batterie ou de réseau.
• Voisin, commerçant ou conciergerie : pratique si vous êtes loin, à condition de bien caler les horaires.

• Gardez toujours un double accessible rapidement.
• Testez la solution vous-même avant la première arrivée, puis régulièrement.
• Indiquez clairement où remettre les clés au départ.

Le livret d’accueil : tout ce qu’on cherche sur place

Le livret d’accueil, papier ou numérique, évite les messages répétés et rassure les voyageurs. Gardez-le court, rangé par thème, et laissez-en un exemplaire bien visible dans le logement.

• Le nom du réseau wifi et son mot de passe, en première page.
• Le fonctionnement des équipements : chauffage, climatisation, plaques, four, lave-linge, télévision, volets.
• Les règles de la maison : bruit, tabac, animaux, nombre de personnes, respect du voisinage.
• Le tri et la sortie des poubelles : où, quand et comment.
• L’emplacement du compteur électrique, du robinet d’arrivée d’eau et de la trousse de premiers secours.
• Les numéros utiles : le vôtre, les urgences, un médecin ou une pharmacie proche.
• Vos bonnes adresses : boulangerie, commerces, marchés, restaurants, balades.
• La procédure de départ : heure, clés, vaisselle, poubelles, fenêtres.

La check-list ménage, pièce par pièce

Un ménage irréprochable est la base. Une liste écrite, la même à chaque fois, permet de ne rien oublier, que vous le fassiez vous-même ou que vous le confiiez à quelqu’un.

• Entrée : sol, poignées, interrupteurs, porte-manteaux libres.
• Cuisine : plan de travail, plaques, four, micro-ondes, intérieur du réfrigérateur vidé et nettoyé, évier, vaisselle propre et complète, poubelle vidée avec un sac neuf.
• Salle de bains et toilettes : douche ou baignoire, joints, lavabo, miroir, cuvette, siphons sans cheveux, serviettes propres.
• Chambres : draps propres, lits faits, dessous de lit, placards vides, cintres disponibles.
• Séjour : canapé, coussins, tables, télécommandes, poussière sur les meubles et les étagères.
• Consommables : papier toilette, savon, liquide vaisselle, éponge, sacs poubelle, produits d’accueil (café, thé, sel, huile).
• Extérieur, le cas échéant : balcon, terrasse, mobilier de jardin, éclairage.
• Contrôle final : ampoules, piles des télécommandes, détecteur de fumée, odeur, objets oubliés par les voyageurs précédents.

Prenez quelques photos du logement prêt, toujours sous les mêmes angles. Elles vous serviront de référence en cas de litige.

Le jour J : les derniers détails

• Envoyez un message le matin : rappel de l’accès, des codes et de votre numéro.
• Vérifiez que le ménage est terminé et que les clés ou les codes sont en place.
• Réglez le chauffage ou la climatisation selon la saison, aérez, laissez une lumière allumée si l’arrivée est tardive.
• Restez joignable autour de l’heure d’arrivée prévue.
• Une fois les voyageurs installés, envoyez un court message pour vous assurer que tout va bien. C’est le moment de régler un petit problème avant qu’il ne prenne de l’ampleur.

Après le départ : clore le séjour et préparer le suivant

• Faites le tour du logement dès que possible : état général, casse, objets oubliés.
• En cas de dommage, prenez des photos datées et contactez le voyageur ou la plateforme dans les délais prévus par ses conditions.
• Renvoyez les objets oubliés ou proposez de les garder un temps, selon ce qui convient au voyageur.
• Rédigez votre avis sur le voyageur, et répondez à celui qu’il vous laisse. Notre guide Répondre à un avis négatif peut vous aider si la critique est dure.
• Réapprovisionnez les consommables et lancez le linge.
• Notez ce qui a posé question pendant le séjour, et complétez votre guide d’accès, votre livret ou votre annonce en conséquence. Notre guide pour améliorer votre annonce détaille la méthode.

En résumé

• Confirmez la réservation et demandez l’heure d’arrivée.
• Envoyez un guide d’accès testé, avec photos et codes.
• Choisissez une remise des clés adaptée, avec un double et une solution de secours.
• Laissez un livret d’accueil clair, wifi en première page.
• Suivez la même check-list ménage à chaque séjour.
• Restez joignable le jour J, puis faites le point après le départ.

Avant d’accueillir vos premiers voyageurs, vérifiez aussi que votre logement est déclaré comme il se doit : notre guide Déclarer son meublé de tourisme en mairie fait le point sur les démarches. Ces informations sont générales et ne remplacent pas un conseil personnalisé.